創(chuàng)造精彩的監(jiān)理投標(biāo)書
發(fā)布時(shí)間：2013-06-21 新聞來源：一覽監(jiān)理英才網(wǎng)
隨著監(jiān)理企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭的加劇，投標(biāo)活動(dòng)也變得越來越多，編制一份良好的投標(biāo)書是不可缺少的一個(gè)環(huán)節(jié)。結(jié)合多年的投標(biāo)經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)出在實(shí)際工作中遇到投標(biāo)密集的情況下，一人從容面對(duì)大量的標(biāo)書，而保質(zhì)保量地完成編標(biāo)任務(wù)的辦法。
企業(yè)為了多接業(yè)務(wù)，凡有一線希望的監(jiān)理項(xiàng)目，公司都要去努力去爭奪一番；同時(shí)為了在投標(biāo)中勝出達(dá)到中標(biāo)的目的，監(jiān)理企業(yè)會(huì)想方設(shè)法提高投標(biāo)書的水平。當(dāng)然是否中標(biāo)有多方面因素決定，但良好的投標(biāo)書是不可缺少的一個(gè)環(huán)節(jié)。根據(jù)多年投標(biāo)經(jīng)驗(yàn)，我們得出以下結(jié)論，作為編制標(biāo)書的努力方向。
(1) 兩個(gè)極端：一是最好的標(biāo)書也不一定能中標(biāo)；二是因?yàn)橥稑?biāo)過程或標(biāo)書錯(cuò)誤導(dǎo)致廢標(biāo)，肯定中不了標(biāo)。因此我們公司的指導(dǎo)思想：每次投標(biāo)都提供自己能夠做到的最好的標(biāo)書；標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容齊全，針對(duì)具體項(xiàng)目編制，杜絕重大錯(cuò)誤，適時(shí)改進(jìn)。
(2) 標(biāo)書可能有50個(gè)主要內(nèi)容，在評(píng)標(biāo)過程中多數(shù)內(nèi)容會(huì)被統(tǒng)計(jì)而被評(píng)分，也許只有三個(gè)內(nèi)容被重點(diǎn)關(guān)注，那么這三個(gè)內(nèi)容就代表整個(gè)標(biāo)書的水平。也許有一個(gè)內(nèi)容不好而使整個(gè)標(biāo)書黯然失色。對(duì)策：每個(gè)內(nèi)容都要精彩。
(3) 生動(dòng)人物形象：上海一般要求總監(jiān)的簡歷，而嘉興則要每個(gè)監(jiān)理的簡歷，每一次投標(biāo)都會(huì)有具體要求。人物是監(jiān)理的靈魂，要用豐富的真實(shí)內(nèi)容，生動(dòng)的人物形象，不要簡單的一句話介紹。完善畢業(yè)證書、上崗證、職稱證書等資料。
(4) 吸引眼球5分鐘：目錄基本反映標(biāo)書內(nèi)容，有沒有針對(duì)性，構(gòu)思如何等，針對(duì)多數(shù)標(biāo)書都是長篇的文字，所以應(yīng)插些照片、主題頁，這樣一目了然。標(biāo)書的裝訂也是給人的第一印象，裝訂精美而不夸張，完整準(zhǔn)確恰當(dāng)?shù)乇磉_(dá)需要表達(dá)的內(nèi)容，達(dá)到切題、美好、熱情、創(chuàng)新的效果。在基本明確了編制標(biāo)書的努力方向后，下一步要努力的是如何快速地做到，在過去的實(shí)際工作中，有時(shí)會(huì)遇到投標(biāo)很密集的情況，比如說一周以內(nèi)要拿出7套標(biāo)書，那么就對(duì)做標(biāo)書的人員提出了很高的要求，因?yàn)楝F(xiàn)在監(jiān)理公司一定會(huì)考慮人員的成本的，做標(biāo)書的人不會(huì)很多。去年我們公司只有筆者一人做標(biāo)書。既要從容面對(duì)大量的標(biāo)書，又要做到不加班，就必須有一些特別的辦法才能保質(zhì)保量地完成任務(wù)。這方面我的總結(jié)如下。
1 要有良好的使用電腦技術(shù)體現(xiàn)在幾個(gè)方面：
(1) 電腦自動(dòng)生成目錄。編制標(biāo)書時(shí)從文檔結(jié)構(gòu)中看出標(biāo)書的主要內(nèi)容，想看哪都可以立即點(diǎn)擊到哪里，便于保證標(biāo)書內(nèi)容的完整，實(shí)現(xiàn)多次檢查。這一點(diǎn)很多非專業(yè)人員做不到，雖然多數(shù)人都會(huì)用word。
(2) 電腦制圖、制表、段落編輯以及excel和autoCAD軟件的使用要熟練，否則有些環(huán)節(jié)不能通過。比如招標(biāo)提供CAD電子圖紙資料，有些表格或計(jì)算要用excel。這些軟件的使用水平要達(dá)到專業(yè)熟練的程度，否則都可能浪費(fèi)大量時(shí)間而完不成任務(wù)。
(3) 掃描件的使用加快編制速度。在很多招標(biāo)文件中都要求提供投標(biāo)人的業(yè)績、總監(jiān)的業(yè)績以及監(jiān)理人員證書、中標(biāo)通知書等資料的復(fù)印件。把公司所有類似的資料全部制作掃描件，用電腦查找、編輯，然后一次打印出來。這樣比較快速，更有利于類似標(biāo)書的編制，避免了反復(fù)查找復(fù)印這些證書的原件或復(fù)印件。
(4) 互聯(lián)網(wǎng)的運(yùn)用。辦公電腦能夠上網(wǎng)，是工作所必須的，可以在網(wǎng)上學(xué)習(xí)、下載資料等等。
2 標(biāo)書內(nèi)容板塊的準(zhǔn)備。標(biāo)書的內(nèi)容是針對(duì)具體項(xiàng)目編制的，但并不是說每個(gè)項(xiàng)目的投標(biāo)書都是全新打造，我認(rèn)為要做大量的準(zhǔn)備工作和平時(shí)進(jìn)行積累。比如說建筑工程基本上有多層、高層、地基、基坑、地下室等內(nèi)容；市政工程有道路、橋梁、雨污水管道、污水廠等內(nèi)容；還有綠化、農(nóng)業(yè)設(shè)施等，這就要求平時(shí)要有這方面資料的準(zhǔn)備，而且要預(yù)先鑒別好壞，以便在需要時(shí)準(zhǔn)確運(yùn)用。
3 有效工作，前后順序清楚；設(shè)置嚴(yán)格的檢查環(huán)節(jié)，杜絕重大錯(cuò)誤力求一氣呵成，這是經(jīng)驗(yàn)之談，比如封面和一些固定的標(biāo)書內(nèi)容，我的經(jīng)驗(yàn)是一次編制、檢查、到打印出成果(單獨(dú)杜絕重大錯(cuò)誤，是編制標(biāo)書的基本要求之一。我想很多編制標(biāo)書的人都有這樣的同感，那就是害怕出錯(cuò)。因?yàn)橥稑?biāo)過程原則性很強(qiáng)，如投標(biāo)的時(shí)間、投標(biāo)人的名稱等如果錯(cuò)誤，那就是廢標(biāo)，損失是非常慘重的，對(duì)個(gè)人的影響也是惡劣的，所以都害怕出錯(cuò)，經(jīng)常提心吊膽，總是想哪里會(huì)有錯(cuò)誤。我在編制標(biāo)書的過程中設(shè)置了3次有記錄的檢查環(huán)節(jié)，分別是電子版完成檢查、標(biāo)書打印完成檢查、標(biāo)書密封前的檢查；與之相配套的有一張投標(biāo)項(xiàng)目信息表，進(jìn)行記錄(記錄了，清楚了，心理就踏實(shí)了)。檢查的內(nèi)容分一級(jí)查錯(cuò)和二級(jí)查錯(cuò)，一級(jí)查錯(cuò)是檢查有重大影響的文字，有可能導(dǎo)致廢標(biāo)的一些內(nèi)容，比如說：工程名稱、工程報(bào)價(jià)、日期、投標(biāo)人名稱、招標(biāo)人名稱，以及商務(wù)標(biāo)的授權(quán)委托書、投標(biāo)函、建設(shè)工程監(jiān)理投標(biāo)簡況表、投標(biāo)承諾書等單項(xiàng)內(nèi)容的全部。這些單項(xiàng)完整的內(nèi)容從頭至尾全部檢查，每個(gè)字都不能錯(cuò)，不能漏，不能漏簽名，不能漏章。二級(jí)查錯(cuò)是不會(huì)導(dǎo)致廢標(biāo)或性質(zhì)不太嚴(yán)重的小一點(diǎn)的錯(cuò)誤。
4 標(biāo)書的針對(duì)性有關(guān)標(biāo)書針對(duì)性的評(píng)論是標(biāo)書編制者聽到最多的。一般評(píng)價(jià)標(biāo)書好壞都要說標(biāo)書的針對(duì)性強(qiáng)不強(qiáng)，招標(biāo)文件評(píng)分細(xì)則里有一條是：“對(duì)本工程監(jiān)理重點(diǎn)和施工難點(diǎn)分析的準(zhǔn)確性和針對(duì)性，采取措施的合理性、正確性和可行性狀況”。這項(xiàng)內(nèi)容是充分體現(xiàn)監(jiān)理單位監(jiān)理水平的內(nèi)容，理應(yīng)由投標(biāo)人中最有水平的人執(zhí)筆，或具體的監(jiān)理人員來寫。一般來說標(biāo)書編制者就應(yīng)該是有這方面才能的高級(jí)工程師，有多年實(shí)際的監(jiān)理經(jīng)歷，才能擔(dān)此重任，代表投標(biāo)人的水平。當(dāng)然從更廣義的標(biāo)書針對(duì)性上看，作為標(biāo)書編制者，要根據(jù)評(píng)分細(xì)則的每一條逐一檢查，以免漏項(xiàng)，或沒有體現(xiàn)投標(biāo)人的真實(shí)的能力。監(jiān)理投標(biāo)書是一種思想的產(chǎn)物，也是實(shí)際工作的積累；是一個(gè)人的工作成果，也是公司內(nèi)部多人合作不斷創(chuàng)新的實(shí)踐探索。
標(biāo)書的水平不是靜止的，應(yīng)該隨著實(shí)際投標(biāo)人監(jiān)理水平的提高而提高，隨著社會(huì)的發(fā)展而發(fā)展。適時(shí)改進(jìn)是投標(biāo)人的愿望，是開拓市場(chǎng)的有力武器。
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